上手に伝える方法と資料作りについて解説
来週会議でプレゼンをしなくちゃいけないんだけど上手にできるのか不安だよ～
心配しないで！プレゼンはコツさえつかめば誰でも上手にできるよ！
こんな人におすすめ
- プレゼン力を強化したい人
- 人前でうまく話せない人
- 会社でプレゼンを行う人
- 学校の授業で発表をする予定の学生
話し方編
論理的に話す
相手を納得させるためには論理的な話し方が必須となります。では「論理的な話」とは何なのでしょうか？
「論理的な話」とは”言いたいことがはっきりしていて理解しやすい話”の事です.
あなたの伝えたいことを理解しやすいように相手に伝えることができれば、その話は論理的な話となるわけです。コツを抑えて上手なプレゼンを行いましょう！
論理的に話すメリット3選
論理的な話には主に3つのメリットがあります。
１：提案や意見が通りやすくなる
言うまでもなく最大のメリットです。プレゼンの目的は自分の提案や意見を相手に伝え、通すことです。なので論理的に伝えることは非常に重要です。言い換えるのであれば、論理的ではないプレゼンや話では相手を納得させることは難しく、提案や意見は通りにくくなってしまいます。
２：短時間で必要な情報を共有することができる
忙しいビジネスマンや課題に追われる学生にとって、時間と言うものは何よりも大切なリソースです。論理的な話は要点がまとまっているため短時間で発表を終わらせることができます。限られた時間の中で言いたいことを言える人材はかなり少ないです。もしあなたが論理的な話をすることのできる人になることができれば職場や学校で重宝されるでしょう！
３：聞き手から信頼される
話し方ひとつで自分の印象をがらりと変えることができます！論理的な話を展開し相手を納得させられれば、「この人の言っていることは正しい気がするな」と常に思わせることができます。
相手に伝わることを考える
プレゼンに限ったことではなくすべてのコミュニケーションの基礎となる4つのポイントを解説します。
- 構成
- テンポ
- 聞きやすさ
- 知識のレベル
1つ目の構成については次の章で詳しく説明するよ！
テンポ：一般的に1分間に３００文字程度が推奨されています。普段話すスピードは1分間に４００程度なのでかなりゆっくりに感じると思います。しかしプレゼンにおいては普段よりもかなりゆっくりは済事を心がけましょう。状況に応じて話すテンポをコントロールすることも大切です。
聞きやすさ：一つ一つの言葉をはっきり発音しましょう。また、初めて出てくる言葉や聞き馴染みのない単語を使用する際には繰り返し言うことも有効です。
知識のレベル：多くの人が見落としている重要な点です。相手の知識レベルに合わせた話をしましょう。具体的にはあまり専門用語は使わないようにしましょう。
NG例：次の会議のアジェンダをASAPで決めましょう。
OK例：次の会議で決める内容をなるべく早く決めましょう。
提案の方法 実践
コツ1：PREPの文章構成
PREPとは以下の頭文字を並べたものです。
P：Point＝結論
R：Reason＝理由
E：Example＝具体例
P：Point＝結論の繰り返し
全ての会話においてこのPREPを意識するだけであなたの話は劇的に変わります。日本人は学校教育で「起承転結」を教えられているため話の構成が分かりにくいです。欧米など（特に英語）では結論を先に言うことが求められます。少しわかりにくいので例を挙げます。
日本らしい起承転結の文章だと内容を薄く感じると思います。聞いている方も途中で「結局君は何が言いたい？」と突っ込みたくなると思います。今回の分はかなり短いため問題ありませんが、実際の会話ではかなりの情報が入り混じることになります。結論が分からないまま話をされることは、ゴールが見えないまま走っているのと同じです。ゴールを明確にしてから逆算していくような話の構成が一番相手にとって理解しやすい話となります。
コツ2：空・傘・雨の提案方法
空・雨・傘の提案方法も非常に重要です。それぞれ下記の事柄を意味します。
空：事実
雨：予想（解釈）
傘：提案（持論）
「雲」は事実を指します。目で見たことや実際の数字などの客観的データの事です。
「雨」は事実をもとに考えられる事柄の事です。
最期の「傘」は事実と予想をもとに具体的に何をするのかということになります。
例：「空」空に黒い雲が広がってきたな。「雨」あれは雨雲だからあと少しで雨が降り出すぞ！「傘」雨が降っても大丈夫なように傘を持っていこう。
事実→今後の予想→具体的な行動の順番で提案をすることであなたの意見はぐっと通りやすくなります！
コツ3：文章は常にKISSの型
Kissの型について解説します。決してチューの意味ではありませんのでご注意ください。
K：Keep
I：It
S：Simple
S：Short
「話はシンプルかつ短く」という意味です。
情報量はとにかく少なく、難しい言葉を使わずに説明することが重要です。つい熱くなってしまい長々と語ってしまいがちですが、短く簡単に説明しましょう。
コツ4：数字と事実で説得力を持たせる
このコツは特に実績や経験のない人に有効です。数字や事実と言った事柄は明確で説得力のある情報となるため非常に強力です。
コツ5：ローコンテクストな内容に仕上げる
ローコンテクストとは言語や文化に依存しない誰にでも理解できるコミュニケーションの事です。逆に特定の人たちだけが理解できる価値観のようなものを入コンテクストと言います。以心伝心を重んじる日本人のコミュニケーションはこの入コンテクストになりがちなので注意してください。
資料作り編
続いて資料作りについて解説します。視覚的情報は大きく影響するのでコミュニケーションと合わせてマスターしましょう！
速さと質を追求
資料作りで気を付けるべきこはあまり時間をかけすぎないことです。誰しもがこのような経験があると思います。
あれ、この文字は左に少し寄せて、、、
このグラフは大きめにして・・・・・
あれ？！もう1時間もたっていたのか？！
こうならないためにも５日の９９点ではなく、５時間の５０点を心がけましょう！多少、視覚的情報が弱くてもあなたの提案が内容の濃いものでしっかり言葉で伝えられれば大丈夫です。グラフや図などは補助的要因ということをお忘れなく。
資料はシンプルに
資料作成で一つ絶対に守ってほしいことは<「1つのスライドに1つの情報」です。
よく1枚のスライドに複数のデータや図を挿入する人がいますが、それはお勧めできません。
1枚のスライドに記載すべきことは
・数字や事実
・自分の解釈
この2つだけです。これ以外の不必要な事柄は口頭で説明しましょう。
まとめ
いかがでしたか。プレゼンとを初めて行う人でもポイントを押さえれば良いプレゼンができるようになります。
・PREPで文章を構成する。結論→理由→具体例→結論の順番です。
・空・雨・傘で提案する。事実と予測と行動をセットで提案しましょう。
・KISSの型。シンプルかつ短くが重要です。
・数字と事実で説得力を持たせる
・誰が聞いても理解できる簡単なプレゼンを心がける
・資料はスピードを第一に考える
・1つのスライドに１つの情報
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